Bukan Jobdesc Saya

Masih ingat anekdot bahwa pada dasarnya aturan perusahaan hanya ada 2 pasal?

Pasal pertama berbunyi bahwa atasan selalu benar. Pasal kedua, apabila atasan melakukan kesalahan maka kembali ke pasal pertama.

Memang anekdot itu hanya gurauan, namun dalam realitasnya saya sendiri menemui fakta di lapangan bahwa atasan adalah figur otoritas yang cenderung bersikap tidak boleh dibantah. Contohnya, saat saya menyusun job description di beberapa perusahaan besar, sebagai seorang konsultan saya sering diminta oleh para manager untuk menambahkan 1 point dalam job description, yaitu “melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasan”. Ini adalah point “sapu jagad” yaitu point yang apapun dan bagaimana pun kondisinya, karyawan harus tetap bekerja sesuai dengan instruksi atasan.

Sebelum kita buru-buru menghakimi sikap “diktator” atasan, tidak ada salahnya kita memahami hal ini dari perspektif atasan.

Alasan yang dikemukakan oleh para atasan kepada saya sederhana, karena karyawan bekerja seperti robot, hanya memakai “kacamata kuda”. Mereka tidak peduli pada pekerjaan yang tidak tercantum dalam job description meskipun pekerjaan itu pekerjaan bersama dan berdampak langsung pada kinerja tim.

Anda mengalami hal ini pada tim anda? Menambahkan point sapu jagad bukanlah solusi. Permasalahan ini justru menguji kapabilitas anda sebagai leader yang dituntut dapat mempengaruhi bawahan anda.

Bagaimana langkah bijak menghadapi kondisi demikian?

Pahami apa yang menjadi penyebab karyawan enggan mengerjakan pekerjaan diluar yang tercantum dalam job description? Kemungkinan ada beberapa penyebab:

·        - Karyawan tidak mengerti jika ada pekerjaan lain yang terkait dengan job description yang sebaiknya diselesaikan karena ia belum memiliki pengalaman yang cukup dalam bekerja.

·        - Karyawan tidak mengerti karena baru pindah dari perusahaan lain dimana perusahaan sebelumnya tidak menerapkan kebiasaan mengerjakan hal-hal diluar job descriptionnya.

·         -Karyawan merasa bahwa pembagian kerja di tim tidak adil. Ia merasa bahwa pekerjaan yang sudah tertuang di job description sudah cukup banyak dan rekan yang lain terkesan kelebihan pekerjaan karena kurang cakap dalam bekerja.

·        - Karyawan tipe orang yang reaktif, bukan proaktif .

Didikan keluarga dan budaya masyarakat seringkali membentuk pribadi seseorang menjadi pribadi yang reaktif dan bukan proaktif menyelesaikan masalah. Proses coaching untuk mengubah mindset tentu membutuhkan waktu, namun pastikan akan memberi pujian setiap kali karyawan bersikap proaktif. Ini dibutuhkan untuk penguatan perilaku yang baru.

·        - Karakteristik karyawan yang cenderung malas

Dalam menentukan target tim tentunya kita juga menyusun target individu untuk setiap bawahan kita. Pastikan bahwa saat kita menentukan targetnya, kita sudah mengukur dan mengembangkan kompetensi setiap bawahan agar dapat mencapai target tersebut.

Monitoring berkala yang intensif perlu dibangun. Berikan batasan waktu untuk perubahan perilaku. Menerapkan system ganjaran dan hukuman sangat efektif untuk membentuk perilaku baru pada pribadi karyawan seperti ini.

Kesimpulannya, mengubah isi job description dengan menambahkan point yang tidak relevan dengan metodologi pengambilan datam bukanlah solusi atas permasalahan; tetapi mengubah karyawan adalah solusi yang efektif.

Menghadapi Atasan Baru di Kantor

Datang dan pergi silih berganti menjadi hal yang lumrah dalam organisasi mana pun, termasuk di perusahaan anda. Saat anda memasuki perusahaan baru, anda tentu telah mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya agar anda cepat beradaptasi di lingkungan kerja yang baru.

Bagaimana jika perusahaan anda memperoleh karyawan baru untuk menduduki jabatan yang strategis?  khususnya jika posisi yang dimaksud adalah menjadi atasan langsung anda? Apa yang sebaiknya harus anda persiapkan supaya anda dan atasan baru anda cepat beradaptasi?

Langkah-langkah dibawah ini bisa menjadi masukan buat anda saat menghadapi atasan baru.

1.    Cari tahu alasan mengapa orang tersebut yang dipilih untuk masuk perusahaan. Tentunya perusahaan melihat bahwa orang tersebut memiliki kompetensi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan khusus yang dimiliki oleh perusahaan. Ataukah ada alasan lainnya? Pemahaman akan tujuan memberikan titik awal yang baik dalam membangun hubungan yang harmonis dengan atasan baru.

2.    Dapatkan informasi sebanyak mungkin tentang atasan baru saat ia berada di kantor lama. Tentunya jika anda telah memiliki jaringan kerja yang baik dengan profeisonal-profesional di perusahaan lain maka ini menjadi mudah anda lakukan; namun jika tidak maka tunggulah sampai ia bergabung dengan perusahaan anda.

3.    Buatlah kesan pertama yang baik. Membuat kesan pertama yang baik bukan berarti anda harus menjual diri anda, cukup  dengan menunjukkan anda memiliki integritas, yaitu segala hal baik yang anda ucapkan telah anda lakukan.

4.    Di minggu awal atasan baru bekerja di tempat anda, segeralah membuat janji pertemuan dengan beliau untuk mendiskusikan hal-hal sbb:

·         Apa yang menjadi ruang lingkup pekerjaan anda

·         Gaya manajemen yang diterapkan oleh atasan baru anda

·         Bentuk reporting yang dikehendaki dan penyampaiannya

·         Informasi apa saja yang ia butuhkan

·         Meeting yang bersifat periodic

·         Isu-isu penting yang sedang terjadi. Apabila isu tersebut bersifat mendesak, sampaikan rencana apa yang anda miliki untuk menanganinya.

Dengan mengimplementasikan langkah-langkah diatas, artinya anda tidak hanya bersikap proaktif namun telah membangun suatu pondasi awal yang sangat baik untuk suatu hubungan yang harmonis  dengan atasan baru anda.

Layaknya memiliki sebuah kertas putih, dengan atasan yang baru anda berkesempatan menuliskan dari awal segala hal yang baik dalam pekerjaan anda. Dan tidak semua orang mendapat kesempatan emas itu. Selamat bekerja.

SOP Hanyalah SOP

Beberapa tahun lalu penulis pernah ditanya, "Mana yang lebih berbahaya, orang cerdas yang susah nurut atau orang dengan kemampuan terbatas yang penurut?" .

Benar, jawaban yang tepat adalah jawaban yang kedua. 

Mengapa? Karena mereka yang cerdas dan susah menurut adalah mereka yang memiliki konsep dan barangkali ingin mengimplementasikan konsepnya sendiri, bukan konsep orang lain. 

Sedangkan mereka yang dengan kemampuan terbatas, saat berbuat kesalahan yang direkayasa oleh yang lain, bisa jadi dia akan konsisten untuk melakukan kesalahan tersebut. Ini berbahaya perusahaan. Untuk memastikan semua aktifitas operasional perusahaan berjalan konsisten, maka dibuatkan dokumen yang dikenal dengan nama SOP, Standar Operating Procedure. 

Tantangan di dalam SOP bukan pada proses pembuatannya, yang bisa dikerjakan oleh siapa pun dengan logika berpikir yang jernih dan sistematis' tantangannya pada implementasi SOP. 

Mengkomunikasikan isi SOP bisa dilakukan dalam waktu 1-2 jam, namun memastikan implementasi berjalan dengan baik, sampai menjadi satu kebiasaan,  akan butuh waktu dalam minggu atau bulan. 

Bagaimana jika kita menghadapi karyawan yang selalu konsisten melakukan kesalahan meski sudah dibekali pemahaman tentang SOP? 

Ada baiknya kita identifikasi terlebih dahulu apa masalahnya, ada beberapa kemungkinan penyebab, antara lain: 

1. Karyawan tidak tahu apa gunanya melaksanakan pekerjaan sesuai SOP.

Untuk mengatasi hal ini, sampaikan kepada karyawan betapa pentingnya ia harus bekerja sesuai SOP dan bagaimana akibatnya terhadap departemen lain jika ia tidak bekerja sesuai SOP. Ajaklah ia mengobservasi kegiatan di departemen lain agar ia melihat sendiri bagaimana dampak buruk yang ia ciptakan jika tidak mengikuti SOP. 

2. Karyawan tidak tahu bagaimana cara melaksanakan SOP yang sudah ditetapkan. 

Bukan tidak mungkin karyawan menolak bekerja sesuai SOP bukan karena ia ingin menolak tetapi karena ia tidak tahu bagaimana caranya. Di sini ia menyamarkan kurangnya pengetahuan yang dimiliki dengan penolakan. Untuk hal seperti ini sebagai atasan dituntut untuk mengetahui secara detil di bagian mana ketidaktahuannya tersebut. Setelah kita mengetahui, maka kita bisa duduk di sampingnya untuk bersama-sama menyelesaikan bagian yang tidak ia ketahui tersebut. Setelah itu berikan dorongan agar ia konsisten bekerja dengan cara tersebut. 

3. Karyawan memandang dirinya sebagai pribadi yang memiliki jiwa bebas yang tidak bisa direpotkan oleh keharusan-keharusan yang dibuat oleh perusahaan atau atasan. 

Untuk karakter pribadi seperti ini, sebaiknya kita mengajaknya bicara, sampaikan apa konsekuensi dari tindakan bebasnya terhadap karyawan-karyawan yang lain, apa konsekuensinya terhadap kinerja perusahaan. Jika perubahan belum tercipta, maka pribadi seperti ini sebaiknya dikeluarkan dari tim supaya tidak mengganggu kinerja rekan-rekannya yang lain dan kinerja tim. 

Karyawan yang mengabaikan SOP, pada dasarnya disebabkan oleh 2 faktor yaitu karena ia tidak tahu bagaimana melaksanakan prosedur kerja atau karena ia tidak mau melaksanakan.Untuk yang pertama bisa diatasi dengan pelatihan; sedangkan untuk yang kedua dengan cara coaching. 

Apabila coaching yang benar sudah dilakukan dan karyawan belum mau berubah, sebaiknya karyawan tersebut dikeluarkan dari perusahaan sebelum merugikan perusahaan lebih jauh lagi. 

Humor di Tempat Kerja

Humor. Siapa orang yang tidak menyukai humor? humor membantu meringankan stres, depresi, kecemasan, kesedihan dan kemarahan.

Tidak ada yang salah dengan humor, namun melontarkan humor di tempat kerja ternyata ada etikanya, supaya lingkungan kerja tetap kondusif. Ini kejadian nyata, seorang talent yang kebetulan sangat humoris, mengalami kesulitan saat harus dipromosikan menduduki peran top management. Alasannya sederhana, pemilik perusahaan ragu apakah ia bisa serius menangani pekerjaan yang strategis di perusahaan tsb.

Apa saja yang harus diperhatikan sebelum kita melontarkan humor di tempat kerja?

Apakah lawan bicara kita akan memahami humor kita?

Sebelum menyampaikan humor, kita harus melihat kemampuan berpikir lawan bicara kita. Misalkan, joke yang kita lontarkan kepada rekan-rekan kita  akan sangat berbeda dengan joke yang kita lontarkan pada pemimpin kita atau orang penting lainnya. Joke untuk orang dewasa pun berbeda dengan joke untuk anak-anak. Tidak ada salahnya kita mengukur sense of humor lawan bicara kita. Caranya mudah, orang yang memiliki sense of humor tinggi cenderung tidak betah berbicara serius terlalu lama. Lewat ekspresi wajahnya pun seringkali kita sudah merasa mulai rileks karena kita tahu ia seorang humoris. Jadi kita tidak bisa sembarangan melempar joke tanpa mempedulikan keadaan atau orang lain yang akan mendengarkan.

Apakah humor kita berpotensi menyinggung perasaan orang lain?

Humor yang baik tidak berasal dari hati. Artinya, humor kita tidak mengandung pesan mengolok-olok orang lain. Di sini kita harus punya rasa empati dan simpati. Karena jika kita sudah melukai perasaan orang lain, maka akan sulit untuk memulihkan dan berpotensi mengganggu hubungan kerja yang professional.

Apakah humor kita cenderung melecehkan suku tertentu?

Ada kalanya kita mendapati humor tentang karateristik suatu suku tertentu. Keunikan berpikir, logat bahasa dan karakteristik lain yang cenderung tidak lazim sering menjadi olok-olokan  yang menyegarkan. Sebaiknya humor yang kita lakukan di kantor tidak menyinggung atau melecehkan suku tertentu. Meski mengundang gelak-tawa namun kita tidak tahu apakah rekan berasal dari suku tersebut, sehingga diam-diam dapat melukai perasaannya.

Apakah ini waktu yang tepat untuk melemparkan humor?

Menyampaikan humor di saat yang tepat sangat berguna. Saat kita sedang bercakap-cakap dengan rekan kerja, maka humor dapat mencairkan suasana. Saat sebagai pembicara, humor sangat efektif untuk menarik perhatian audience. Namun saat meeting berlangsung serius untuk membahas kinerja perusahaan yang buruk, melempar humor bukanlah hal yang bijak.

Teknologi Baru itu Merepotkan

Teknologi telah berkembang pesat saat ini, tak ayal semua aspek kehidupan kita pun dikendalikan oleh teknologi. 

Dalam proses industri tak pelak mengalami hal yang sama, perubahan mesin, perubahan sistem IT menjdi bagian yang mau tidak mau harus diterima oleh semua orang. 

Saat perusahaan menerapkan perubahan teknologi, resistensi menjadi hal yang lumrah. 

Terdapat sejumlah alasan mengapa karyawan menolak perubahan teknologi, di antaranya: 

1. Anggapan bahwa teknologi "merendahkan martabat manusia".

Sebagian orang bisa jadi masih punya pemikiran bahwa teknologi itu merendahkan martabat manusia. Bekerja dengan menggunakan mesin atau komputer tidak lebih baik dibanding bekerja dengan manusia.

2. Teknologi membuat pekerjaan kurang menarik 

Anggapan ini muncul karena kurangnya pengetahuan yang utuh perihal informasi dan manfaat apa saja yang bisa didapat dari teknologi. Oleh karena itu pendampingan untuk mempelajari teknologi baru dan menunjukkan langsung manfaatnya dapat merubah persepsi tersebut.

3. Khawatir dirinya digantikan oleh teknologi

Apabila hal ini menjadi tujuan awal perusahaan, maka perusahaan sebaiknya mengkomunikasikan dari awal kepada karyawan. Tentunya perusahaan juga harus mempersiapkan program atau aktifitas lain yang akan dilakukan oleh karyawan apabila mereka sudah tidak dibutuhkan lagi. Program yang kerap dilakukan adalah Pelatihan SDM yang bertujuan untuk membekali karyawan dengan kompetensi wirausaha dan pengelolaan keuangan. 

4. Takut tidak bisa menguasai teknologi itu. 

Hal terbaik untuk mengatasi ketakutan adalah melakukan hal yang ditakuti tersebut. Dorongan untuk mempelajari teknologi melalui program pembelajaran atau pelatihan SDM yang terstruktur dan bertahap sangat dibutuhkan untuk mengatasi ketakutan tersebut. 

Buruknya Kualitas Kerja Bawahan

Anda pernah menerima laporan kerja yang buruk? 

Laporan yang Buruk, bisa dinilai dari 2 hal, dari cara penyampaian informasi dalam laporan, atau isi informasi itu sendiri yang buruk. 

Bila yang pertama maka baik buruknya isi laporan sudah tak berarti lagi, karena siapa pun yang membaca laporan tersebut, tidak akan mengerti informasi atau pesan yang ingin disampaikan. 

Bagaimana indikator laporan yang buruk ? Indikatornya adalah logika yang disampaikan melalui laporan tersebut kurang sistematis, atau kalimat-kalimatnya kurang jelas dan Anda merasa frustasi untuk memahami isi laporan tersebut. 

Mengapa sampai bisa ada laporan yang buruk tersebut? Penyebabnya berbagai hal, diantaranya: 

1.  Karyawan Anda belum mengetahui laporan seperti apa yang diharapkan dari mereka. 

Ini bisa saja terjadi jika pekerjaan yang sedang ditangani adalah pekerjaan baru, atau jika ada perubahan-perubahan dalam pekerjaan tersebut. Maka menjadi tugas dan tanggung jawab Anda sebagai atasan untuk memastikan bawahan Anda memahami informasi apa saja yang Anda butuhkan, agar Anda dapat mengidentifikasi masalah dan mencari solusi dengan baik. 

2.  Karyawan Anda belum memahami apa manfaat dari laporan yang baik untuk mereka. 

Bisa jadi laporan yang buruk muncul bukan karena bawahan Anda tidak mampu, tapi karena mereka tidak memahami apa manfaatnya bagi mereka jika mereka berusaha menyelesaikan laporan secara lebih baik. 

Di sini masalahnya adalah persepsi.

3. Lingkungan kerja sebagai penyebabnya. 

Sebagai atasan, tentu Anda diminta untuk memahami semua  detil proses dan kendala yang dihadapi dalam proses pengumpulan data sebelum menjadi suatu laporan. Bisa jadi kendala ada di prosedur kerja sehingga data yang dibutuhkan tidak dapat dipenuhi.

Tim Hebat yang Biasa-biasa Saja

 

Apakah Anda pernah mendapati suatu tim kerja yang terdiri dari orang-orang pintar tapi kinerja timnya biasa-biasa saja? Hanya sedikit diatas standar minimal. Parahnya, jika mereka ini merasa bahwa kualitas demikian adalah normal.  

Bagaimana ini bisa terjadi?

Kemana semua modal intelektualitas yang dimiliki oleh tim? Mari kita bedah satu-persatu. 

Suatu tim yang terdiri dari mereka yang pintar, cerdas dan bertanggung jawab tidak akan menjamin terciptanya suatu kinerja tim yang hebat. Masalahnya selalu pada sosok Leader yang memimpin tim tersebut. 

Ada 2 kemungkinan leader yang menghambat kinerja tim, yaitu: 

Leader yang memiliki kemampuan pas- pasan saja.

Leader yang menolak memberi dukungan pada tim. 

Untuk yang pertama, leader tidak dituntut harus menguasai semua detil teknis pelaksanaan kerja yang ada di timnya. Yang harus dikuasai adalah logika, alur berpikir setiap proses kerja yang ada. Pemahaman yang tepat atas logika berpikir akan mampu membantu leader untuk mengidentifikasi setiap potensi masalah. yang dihadapi oleh tim.

Untuk yang kedua, ini adalah kondisi dimana leader dan manajemen yang buruk yang bisa menghancurkan motivasi karyawannya. Tidak ada jalan lain apabila leader menginginkan kinerja terbaik maka ia harus mendapat kepercayaan dari tim. 

Masalah Pribadi Karyawan dan Kinerja Perusahaan

Kinerja yang memburuk karena masalah pribadi? 

Bukan tidak mungkin hal ini terjadi di perusahaan kita. 

Saat karyawan mengalami masalah pribadi seperti perceraian, anggota keluarga yang sakit, kehilangan atau masalah pribadi lainnya, tidak jarang konsentrasi kerja karyawan terganggu dan semakin hari kinerjanya memburuk. 

Masalah pribadi sebenarnya dari sudut pandang profesionalisme bukanlah ranah perusahaan. Namun karyawan yang kurang fokusm sering melamun, mengantuk di jam kerja, sering membuat kesalahan kerja, terlambat tiba di kantor, adalah indikator-indikator yang menunjukkan sebaiknya perusahaan turun tangan untuk membantu karyawan.  

Bantuan perusahaan tidak hanya dapat mampu meminimalisir kerugian yang dialami perusahaan karena buruknya kinerja karyawan, namun juga akan menumbuhkan dan mengokohkan loyalitas karyawan terhadap atasan dan perusahaan. Saat perusahaan mengalami kondisi yang buruk, karyawan tersebut akan bekerja lebih baik karena ia memiliki kontrak emosional pada perusahaan. 

Lantas, sebaiknya apa yang dilakukan perusahaan atau atasan untuk menghadapi hal ini? 

• Meminimalisir Dampak 

Untuk meminimalisir dampak buruknya kinerja terhadap kinerja tim atau perusahaan, sebaiknya karyawan di mutasi kebagian lain yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang tidak berdampak langsung pada kinerja tim / perusahaan. 

Apabila ini dilakukan, perusahaan tidak akan mengalami kendala yang berarti saat harus mengambil keputusan dalam aktifitas operasional perusahaan. 

• Peningkatan Sistem Kontrol 

Untuk meningkatkan kontrol terhadap perkembangan penyelesaian pekerjaan karyawan, tidak ada salahnya untuk membagi tugas dan tanggung jawab karyawan tersebut dengan karyawan lainnya.

• Fleksibilitas waktu kerja 

Apabila memungkinkan, tidak ada salahnya jika memberi fleksibilitas waktu kerja kepada karyawan tersebut. Sepanjang dia mampu memenuhi target yang sudah ditetapkan maka ia dapat menyelesaikan pekerjaannya di mana saja.